👤 Pour qui ?
Administrateurs
✅ Étapes à suivre
Créer le nouveau site
Accédez à l’espace administrateur, puis à Paramètres > Lieu de travail.
Cliquez sur “Nouveau bureau”.
Renseignez les paramètres du site :
Capacité totale
Fuseau horaire
Confirmation de présence (activez ou non cette option)
Créez ensuite les zones du site :
Définissez leur capacité individuelle
Importez un plan (image au format PNG ou JPEG)
Cliquez sur “Édition du plan” pour placer les éléments :
Postes de travail
Villages
Salles de réunion
Pour chaque élément placé, configurez ses propriétés : nom, couleur, accessibilité, légendes, restrictions éventuelles (par équipe et/ou collaborateurs)
Bloquer temporairement l’accès au nouveau site
Dans les paramètres du site, créez une restriction de réservation allant jusqu’à la date d’emménagement.
Cela permet aux utilisateurs de visualiser le site sans pouvoir encore y réserver.
Configurer un blocage sur l’ancien site à la date de fermeture
Accédez au site existant dans les paramètres.
Ajoutez une restriction de réservation effective à partir de la date de fermeture.
Supprimer ou désactiver l’ancien site
Une fois le déménagement terminé, vous pouvez désactiver l’ancien site pour conserver les historiques, ou le supprimer définitivement.
Communiquer activement aux utilisateurs
Créez un événement pour annoncer la date de déménagement.
Publiez une annonce visible sur la page d’accueil ou dans la déclaration de planning pour expliquer aux utilisateurs comment cela se fera (notamment à partir de quand la réservation sera possible)
Informez clairement des dates de fermeture et d’ouverture, et invitez les collaborateurs à mettre à jour leurs favoris.
💡 Bonnes pratiques
Préparez et testez le nouveau site avant son ouverture pour garantir une transition fluide.
Ajoutez des visuels clairs (photo du bureau et des zones) pour faciliter la projection des utilisateurs dans leurs futurs espaces.
N'oubliez pas de placer les salles de réunions sur les plans
Utilisez les outils de communication internes de Deskare pour éviter toute confusion.
✋ Questions fréquentes
Les utilisateurs peuvent-ils voir un site bloqué ?
Oui, ils peuvent le consulter, mais pas y réserver tant que la restriction est active.
Puis-je planifier plusieurs périodes de blocage ?
Oui, vous pouvez configurer plusieurs restrictions de réservation avec des plages de dates précises.
Que se passe-t-il pour les réservations sur un site bloqué ?
Elles sont supprimées. Les collaborateurs concernés seront prévenus !
🔗 Voir aussi